Abrechnung & Buchhaltung

Sie können beim Erfassen einer Zahlung auch mehr als den offenen Betrag buchen — das Programm weist Sie vorab darauf hin, wie hoch das entstehende Guthaben ist. Der offene Betrag steht dann bei 0, und das Guthaben wird im Fall als „Guthaben (Überzahlung)" angezeigt, auf der Rechnung als eigene Zeile ausgewiesen und in den Ausgangsrechnungen mit dem Status „Überzahlt" gekennzeichnet.

Das Guthaben gilt jeweils für die einzelne Rechnung; eine automatische Verrechnung mit weiteren Rechnungen des Falls gibt es derzeit nicht.

Nein. Mit „Stufe duplizieren" übernehmen Sie alle Leistungen einer abgerechneten oder stornierten Rechnungsstufe in eine neue Stufe, die als Entwurf angelegt wird — inklusive der Rabatte auf einzelne Positionen und auf die gesamte Rechnung. Nach einem Storno bietet Ihnen auch der Hinweis zur stornierten Stufe den Button direkt an.

Den neuen Entwurf passen Sie wie gewohnt an und stellen ihn anschließend fertig.

Ja. Bei einer fertiggestellten Rechnung klicken Sie auf „Abrechnung senden / drucken". Das System erstellt eine Abrechnung mit Rechnungsbetrag, jeder bisher erfassten Zahlung mit Datum, der Summe der Zahlungen und daraus dem offenen Betrag — oder, falls mehr gezahlt wurde, dem Guthaben. Der Schlusssatz passt sich automatisch an (offener Betrag, vollständig ausgeglichen oder Guthaben mit Erstattungshinweis).

Im selben Dialog sehen Sie eine Vorschau und können die Abrechnung drucken, herunterladen oder direkt per E-Mail versenden.

Ja. Solange die Rechnungsstufe noch ein Entwurf ist, finden Sie im Reiter „Leistungen" den Bereich „Rabatt": Wählen Sie „Prozent (%)" oder „Fester Betrag (€)", tragen Sie den Wert ein und vergeben Sie bei Bedarf eine eigene Bezeichnung. Eine Vorschau zeigt sofort den neuen Gesamtbetrag; der Gesamtrabatt wird nach eventuellen Positionsrabatten berechnet.

Auf Rechnung, Angebot und Kostenvoranschlag erscheinen Zwischensumme, Rabatt und Gesamtbetrag; die Mehrwertsteuer wird anteilig reduziert. Wird die Rechnung storniert, wird der Rabatt in der Stornorechnung korrekt mit zurückgerechnet. Für Vorsorge-Fälle steht der Gesamtrabatt nicht zur Verfügung.

Ja. Beim Bearbeiten einer Leistung im Fall wählen Sie unter „Rabatt auf diese Position (optional)" zwischen „Prozent (%)" und „Fester Betrag (€)". In der Leistungsübersicht kennzeichnet ein Hinweis die rabattierte Position, und die Zwischensumme rechnet sofort mit dem reduzierten Preis.

Auf der Rechnung erscheint der Rabatt direkt bei der Position („abzüglich 10 % Rabatt …") zusammen mit dem tatsächlich berechneten Preis. Da der rabattierte Betrag gespeichert wird, stimmen auch Ausgangsrechnungen, DATEV-Export und Liquiditätsplanung automatisch.

Ja. Aus den Leistungen eines Falls erstellen Sie eine unverbindliche Kostenschätzung oder ein verbindliches Angebot als PDF. Über „Senden / Drucken" öffnen Sie eine Vorschau mit Druck- und Download-Funktion und versenden das Dokument direkt per E-Mail (mit Empfänger, CC/BCC, Betreff und Text; das PDF wird angehängt); der Versand wird im Fallverlauf protokolliert. Eine automatische Umwandlung „Angebot in Rechnung" gibt es nicht — die Rechnung erstellen Sie separat aus denselben Leistungen des Falls.

Ja, beides. Im Rechnungsdesigner passen Sie das Layout mit Live-Vorschau an: Position von Adresse, Metadaten, Titel, Anrede und Positionstabelle auf der Seite, Briefkopf ein/aus, Anredetexte (Herr/Frau/Organisation), Spaltenbeschriftungen sowie eigene Fußtexte für Angebot und Kostenvoranschlag. Den Nummernkreis für Rechnungen konfigurieren Sie mit Bezeichner (z. B. Jahreszahl), Trennzeichen, nächster Seriennummer, Stellenanzahl und Reihenfolge — mit Vorschau. Das Programm warnt, dass Änderungen an der laufenden Nummer zu Lücken führen können, was steuerrechtlich problematisch ist.

Nein, ein strukturiertes E-Rechnungsformat wie XRechnung oder ZUGFeRD wird derzeit nicht erstellt — Rechnungen werden als PDF erzeugt und per E-Mail versendet oder gedruckt. Ebenfalls derzeit nicht vorhanden: Online-Zahlungslinks, automatischer Lastschrifteinzug und ein Abgleich mit dem Bankkonto.

Eine direkte DATEV- oder ELSTER-Online-Anbindung gibt es derzeit nicht — sie ist aber in Arbeit. Heute erfolgt der Export als Datei, die Ihr Steuerberater in DATEV importiert: ein DATEV-Buchungsstapel im EXTF-Format (CSV, semikolongetrennt, UTF-8) mit wählbarem Zeitraum, auf Wunsch getrennt nach Ausgangs- und Eingangsrechnungen. Der Kontenrahmen ist einstellbar (SKR03 oder SKR04); Erlöskonten ordnen Sie je Artikelgruppe unter „DATEV-Konten" zu, ohne Zuordnung werden sie automatisch nach Steuersatz bestimmt. Debitoren und Kreditoren laufen über Sammelkonten — individuelle Debitorennummern je Kunde werden nicht vergeben, der Kundenname steht im Buchungstext. Exportierte Belege werden als „Exportiert" gekennzeichnet.

Eingangsrechnungen erfassen Sie über „Neue Eingangsrechnung erfassen": externe Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Lieferant (aus Ihren Kontakten), optionale Sterbefall-Referenz, Bruttobetrag, MwSt.-Satz (19 %, 7 %, 0 %), Zahlungsziel sowie optional Skonto-Frist und Skonto-Prozentsatz; über „Beleg anhängen" legen Sie die Rechnungsdatei direkt dazu. Danach filtern Sie nach Offen, Fällig bald und Bezahlt und markieren Rechnungen als bezahlt (oder machen die Zahlung rückgängig). Alternativ entsteht eine Eingangsrechnung automatisch aus dem Wareneingang im Lager (Modus „Rechnung"). Eine automatische Belegerkennung (OCR) gibt es derzeit nicht, und Teilzahlungen werden bei Eingangsrechnungen nicht geführt.

Die Liquiditätsplanung ist eine Vorschau auf Ihre Zahlungsströme für Woche, Monat, Quartal oder Jahr. Sie stellt erwartete Einnahmen (offene Ausgangsrechnungen mit Fälligkeit) den geplanten Ausgaben (unbezahlte Eingangsrechnungen) gegenüber und errechnet daraus den prognostizierten Kassenstand ausgehend vom aktuellen Kassenbuch-Bestand. Positionen werden als „Erwartet", „Geplant" oder „Unsicher" (mehr als 30 Tage überfällig) eingestuft. Es handelt sich um eine reine Auswertung — eigene Planszenarien lassen sich nicht anlegen.

Im Kassenbuch erfassen Sie Bareinnahmen und -ausgaben mit Datum, Beschreibung, Kategorie (z. B. Bareinnahme Bestattung, Anzahlung, Rückerstattung, Bürobedarf, Porto), Betrag, Typ (Eingang/Ausgang) und Beleg-Nr. Das Programm führt den laufenden Kassenstand sowie Summen der Ein- und Ausgänge; als Auswertung erzeugen Sie einen Tagesabschluss und einen Monatsabschluss jeweils als PDF. Einen CSV-Export des Kassenbuchs gibt es derzeit nicht; auch in den DATEV-Export fließt das Kassenbuch derzeit nicht ein.

Einen automatischen Mahnlauf gibt es nicht — Mahnungen lösen Sie bewusst manuell pro Rechnung aus. Dabei stehen drei Mahnstufen bereit: 1. Mahnung (freundliche Erinnerung), 2. Mahnung (+5,00 € Mahngebühr), 3. Mahnung (+15,00 € Mahngebühr, letzte Frist); die Gebühren werden automatisch als Rechnungsposition ergänzt, Stufen können nicht übersprungen werden. Die Mahnfristen je Stufe stellen Sie in den Einstellungen ein (Standard: 14/7/5 Tage). Das Mahnschreiben erzeugen Sie als PDF, versenden es direkt per E-Mail oder markieren es als versandt; ein Verlauf zeigt den Stand je Stufe.

In den Ausgangsrechnungen (oder direkt im Fall) buchen Sie über „Zahlung erfassen" Zahlungseingänge mit Datum, Betrag, Zahlungsart (Banküberweisung, Bar, SEPA-Lastschrift, Gebühr oder Sonstiges), Referenz/Verwendungszweck und Notiz. Teilzahlungen sind möglich — der Rechnungsstatus wechselt automatisch auf „Teilbezahlt" bzw. „Bezahlt"; zahlt jemand mehr als offen ist, weist der DBA ein Guthaben aus und kennzeichnet die Rechnung als „Überzahlt".

Die Rechnungsübersicht filtert nach Alle, Offen, Teilbezahlt, Überfällig, Bezahlt, Storniert und Mahnungen sowie bei Bedarf nach Filiale. Die Zahlungsart ist dabei ein Vermerk — ein automatischer SEPA-Lastschrifteinzug findet nicht statt.

Ja. Über „Rechnung stornieren" erzeugt das System eine Stornorechnung mit negativen Beträgen (als Gutschrift ausgewiesen), die auf die Originalrechnung verweist. Bereits abgebuchte Lagerbestände werden dabei automatisch zurückgebucht, und die Originalrechnung wird als storniert gekennzeichnet. Gewährte Rabatte werden in der Stornorechnung mit zurückgerechnet, und mit „Stufe duplizieren" übernehmen Sie die Leistungen anschließend in eine neue Rechnungsstufe, ohne sie neu zu erfassen.

Im Sterbefall erstellen Sie aus den erfassten Leistungen über „Rechnung erstellen" die Rechnung — zunächst als Entwurf; beim Fertigstellen wird die Rechnungsnummer vergeben und das Zahlungsziel gesetzt (standardmäßig 14 Tage). Pro Fall sind mehrere Rechnungsstufen möglich (RG1, RG2, RG3 …), also aufeinanderfolgende Teilrechnungen. Auch Anzahlungen vor der Schlussrechnung werden unterstützt und auf der Rechnung als „Teilzahlung vom …" mit offenem Restbetrag ausgewiesen. Eine Sammelrechnung über mehrere Sterbefälle hinweg gibt es nicht — jede Rechnung gehört zu genau einem Fall.

Ja. Im Reiter „Unterleistungen" einer Leistung verknüpfen Sie weitere Leistungen, die auf der Rechnung unter dem Überbegriff erscheinen. Wie abgerechnet wird, legen Sie in den Rechnungseinstellungen unter „Abrechnung von Unterleistungen" fest: „Preis am Überbegriff" (Standard), „Preis an den Unterleistungen" (der Überbegriff ist nur Überschrift) oder „Preis am Überbegriff und an den Unterleistungen" (Einzelpreise werden nur informativ gezeigt).

Einzelne Leistungen können von dieser Firmeneinstellung abweichen.

Ja, auf Ebene der Artikelgruppen. In den Einstellungen unter „DATEV-Konten" weisen Sie jeder Artikelgruppe ein Standardkonto aus dem Kontenstamm zu; im DATEV-Export werden die Positionen einer Rechnung dann je Gruppe auf das hinterlegte Erlöskonto gebucht. Der Steuersatz bleibt je Leistung am Artikel festgelegt und hat Vorrang — passt ein Gruppenkonto nicht zum Steuersatz einer Position, bucht der DBA auf das Konto des Steuersatzes.

Eine Kontenzuordnung für einzelne Artikel gibt es nicht; ohne Konfiguration werden die Erlöskonten wie bisher anhand von Steuersatz und Kontenrahmen (SKR03/SKR04) bestimmt.

Je Artikel hinterlegen Sie den Bruttolistenpreis (eine Netto-Hilfseingabe rechnet automatisch um) und den USt-Satz: 19 %, 7 % oder 0 %. Staffelpreise, Mengenrabatte oder Skonto auf Artikelebene gibt es derzeit nicht — Rabatte vergeben Sie stattdessen im Fall, auf einzelne Positionen oder auf die gesamte Rechnung. Über die Option „Artikel auf Rechnung anzeigen" nehmen Sie einzelne Positionen vom Rechnungsausdruck aus, etwa wenn die Kosten bereits in einer anderen Position einkalkuliert sind.

EK-Preise erfassen Sie je Artikel und Lieferant als Nettopreis mit Gültigkeitsdatum, Referenz (z. B. Rechnungsnummer oder Angebot) und Bemerkung. Ein Einkaufspreis-Verlauf zeigt die Preisentwicklung mit Datum, Lieferant und Änderung; beim Buchen eines Wareneingangs wird der EK-Preis automatisch in den Verlauf übernommen.

Ja, pro Artikel ordnen Sie mehrere Lieferanten zu — mit bevorzugtem Lieferanten (wird bei Bestellvorschlägen priorisiert), Lieferzeit in Tagen, Mindestmenge, Bestellkontakt-E-Mail, Bestellbezeichnung beim Lieferanten und dessen Artikelnummer. Lieferanten sind normale Kontakte mit der Kategorie-Art „Lieferant".

Ja. Über „Neues Paket" fassen Sie mehrere Leistungen zu einem Paket zusammen; fügen Sie ein Paket einem Sterbefall hinzu, werden alle enthaltenen buchbaren Leistungen als einzelne Positionen übernommen. Der angezeigte Gesamtpreis ist die Summe der Einzelpreise — einen eigenen, abweichenden Paketpreis gibt es nicht; Nachlässe gewähren Sie im Fall als Rabatt auf einzelne Positionen oder auf die gesamte Rechnung. Mit „Paket duplizieren" legen Sie eine Kopie eines bestehenden Pakets mit allen enthaltenen Leistungen an.

Beim Anlegen einer Leistung wählen Sie einen von vier Artikeltypen: Dienstleistung, Ware, Auslagen oder Fremdleistung. Je nach Typ steht eine passende Artikelgruppe zur Auswahl — z. B. bei Dienstleistungen „Aufnahme & Formalitäten" oder „Überführung", bei Waren „Särge", „Urnen" oder „Drucksachen", bei Auslagen „Behördliche Gebühren", bei Fremdleistungen „Krematoriumsgebühren", „Blumen / Floristik" oder „Trauerredner". Die Gruppen sind fest vorgegeben und einstufig — eine eigene Kategorien-Hierarchie gibt es nicht.