Sterbefall-Verwaltung

Ja. Über das Symbol „Notizzettel" oben in der Menüleiste öffnen Sie von jeder Seite aus Ihre persönlichen Notizen — der digitale Ersatz für die Klebezettel am Bildschirm. Sie schreiben eine neue Notiz, wählen eine Farbe (Gelb, Blau, Grün, Rosa oder Grau), heften wichtige Notizen an und klappen einzelne oder alle Notizen ein und aus.

Ihre Notizzettel sind privat: Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter sieht nur die eigenen Notizen. Ein Teilen mit Kollegen ist derzeit nicht vorgesehen — für gemeinsame To-dos nutzen Sie die Aufgaben.

Aufgaben wiederholen sich nicht automatisch, es gibt keine verschachtelten Unteraufgaben (dafür eine einfache Checkliste mit Schritten), und jede Aufgabe hat genau einen zuständigen Berater.

Aufgaben lassen sich aber mit Terminen verknüpfen: Bringt eine gebuchte Leistung eine Aufgabe mit, die durch einen bestimmten Termin-Typ erledigt wird, wartet die Aufgabe sichtbar auf diesen Termin („wartet auf Termin: …"), verknüpft sich automatisch mit dem passenden Termin und wird beim Abschließen des Termin-Protokolls als „Automatisch erledigt durch Protokoll" markiert. Freie Aufgaben können Sie zudem von Hand mit einem Termin verknüpfen; sie erscheinen dann in dessen Protokoll-Checkliste.

Ja, bei der Zuweisung erhält der Mitarbeiter die Benachrichtigung „Dir wurde eine Aufgabe zugewiesen" in der Benachrichtigungszentrale. Zusätzlich können Sie je Aufgabe unter „Erinnern" einen Zeitpunkt festlegen, zu dem eine Erinnerung erscheint; überfällige Aufgaben werden in Übersicht und Board farblich hervorgehoben.

Ja, bei Sterbefällen können Produkte und Leistungen hinterlegte Aufgaben mitbringen — mit Fristen wie „Noch heute", „Innerhalb 48 Stunden" oder „Innerhalb einer Woche". Sobald die Leistung dem Fall zugeordnet wird, entstehen die Aufgaben automatisch; beim Wechsel einer Leistung werden deren offene Aufgaben entfernt und durch die der neuen Leistung ersetzt. Bei Vorsorge- und Anfrage-Fällen greift dieser Automatismus nicht.

Ja, das Aufgaben-Board zeigt alle Aufgaben des Unternehmens als Tafel mit den Spalten „Offen", „Wartet auf intern", „Wartet auf extern" und „Erledigt". Kennzahlen wie „Offene Aufgaben", „Überfällig", „Heute fällig" und „Nicht zugewiesen" sowie Filter nach Mitarbeiter, Priorität, Sterbefall, Termin-Typ und Zustand (wartend oder mit Termin verknüpft) — plus „Nur meine Aufgaben" — helfen beim Überblick. Der Status wird je Karte über „Verschieben nach" geändert.

Im Reiter „Aufgaben" erfassen Sie Aufgaben blitzschnell über das Eingabefeld („Aufgabe hinzufügen — Enter zum Speichern"). Jede Aufgabe kann eine Beschreibung, einen zuständigen Berater, eine Erledigungsfrist mit Uhrzeit, eine Priorität (Niedrig/Mittel/Hoch), eine Checkliste mit einzelnen Schritten und eine Erinnerung haben. Wichtige Aufgaben lassen sich anheften; erledigte werden in einer eigenen Gruppe eingeklappt.

Ja, unter den Aufgaben-Vorlagen definieren Sie wiederkehrende Standardaufgaben mit Berater, Priorität, Status und einer Erledigungsfrist in Tagen, Wochen oder Monaten samt Uhrzeit. Beim Anlegen einer neuen Aufgabe im Fall wählen Sie die Vorlage über „Aus Vorlage wählen" aus — die Frist wird dann ab dem Tag der Anlage berechnet.

Sollen Aufgaben automatisch entstehen, bündeln Sie Vorlagen (und auf Wunsch Leistungen) zu „Aufgabenpaketen" mit Kriterien wie Konfession, Bestattungsart, Familienstand oder einem bestimmten Ort wie Friedhof oder Krematorium. Passt ein Fall dazu, fügt der DBA die Aufgaben und Leistungen des Pakets einmalig automatisch hinzu.

Ja. In den Basisdaten gibt es eine eigene Rosenkranz-Karte: Mit „Rosenkranz findet statt" aktivieren Sie sie und hinterlegen dann Ort, Datum mit Von-/Bis-Zeit sowie den Redner. Beim Speichern legt der DBA automatisch einen Termin der Terminart „Rosenkranz" an bzw. aktualisiert ihn; umgekehrt übernimmt die Karte Änderungen am Termin.

In den Einstellungen legen Sie fest, welche Andachts-Karte die Basisdaten zeigen: „Nur Aufbahrung" (Standard), „Nur Rosenkranz" oder „Beide anzeigen". Für Dokumentvorlagen gibt es passende Platzhalter, darunter „Findet statt (Ja/Nein)".

Ja. In den Sterbedaten können Sie statt eines exakten Zeitpunkts eine Zeitspanne dokumentieren — wann die Person zuletzt lebend gesehen und wann sie tot aufgefunden wurde, jeweils mit Zeugen. Zusätzlich lässt sich das offizielle Sterbedatum laut Urkunde getrennt erfassen. Auch ein Infektiös-Vermerk ist dort möglich und erscheint als Schnellfilter in der Fallübersicht.

Ja, im Basisdaten-Bereich „Sterbeurkunden & Leichenpass" tragen Sie getrennt die Anzahl gebührenfreier, gebührenpflichtiger und internationaler Urkunden sowie der Sterbeurkunden für das Stammbuch ein und vermerken, ob ein Leichenpass angefordert wurde. Für Dokumente stehen die einzelnen Anzahlen und die Gesamtzahl als Platzhalter bereit. In der Fallübersicht hilft zusätzlich der Schnellfilter „Sterbeurkunde fehlt", offene Fälle im Blick zu behalten.

Die Basisdaten sind in aufklappbare Bereiche gegliedert: Allgemeines (Name, Geburtsdaten, Konfession, Nationalität, Beruf), Familiensituation (Familienstand, Ehepartner, Kinder), Letzte Anschrift, Sterbedaten (Sterbedatum und -zeit, Todesart, Nachlass, Testament), Sterbeurkunden & Leichenpass sowie Bestattung & Grab (Bestattungsart, Grabart, Grablage, Krematorium, Kostenträger). Ganz oben ordnen Sie den Fall bei Bedarf einer Filiale zu.

Beteiligte Stellen wie Standesamt, Sterbeort, Krematorium, Steinmetz oder Gärtner hinterlegen Sie direkt in den jeweiligen Bereichen als Kontakte; für Aufbahrung bzw. Rosenkranz, Trauerfeier und Beisetzung gibt es eigene Karten mit Ort, Datum und Uhrzeit. Ob die Karte „Aufbahrung", „Rosenkranz" oder beide angezeigt werden, legen Sie in den Einstellungen fest.

Ja. Im Reiter „Dokumente" finden Sie unter „NEU" → „Bestellungen" neben Blumen und Redner auch „Orgelbestellung" und „Trägerbestellung". Sie wählen den zugehörigen Termin, den Artikel aus Ihrem Katalog oder tragen ihn frei ein (etwa bei einem externen Musiker), passen den Preis an und ergänzen Besonderheiten bzw. Musikwünsche. Bei der Trägerbestellung geben Sie die Anzahl an — vorbelegt sind sechs Träger.

Mit „Als Leistung in die Rechnung übernehmen" landet die Bestellung auf Wunsch gleich als Position in der Rechnung des Falls. Das Ergebnis ist ein PDF auf Ihrem Briefkopf.

Sobald Sie ein im Kundenportal unterschriebenes Dokument abschließen, legt der DBA automatisch eine Kopie mit eingefügter Unterschrift im Reiter „Dokumente" des Falls ab. Sie trägt den Zusatz „(unterschrieben)" im Namen und ist mit dem grünen Hinweis „Unterschrieben" gekennzeichnet.

Das ursprüngliche, unausgefüllte Dokument bleibt dabei unverändert erhalten.

Ja, über „Hochladen" fügen Sie eigene Dateien (PDF, Word, JPG, PNG) zum Fall hinzu; der Dateiname wird dabei als Dokumentname vorgeschlagen. Hochgeladene Dateien können Sie umbenennen oder löschen, automatisch erzeugte Dokumente sind dagegen geschützt. Word-Dateien sehen Sie in einer Vorschau und laden sie im Original herunter; bearbeiten lassen sich nur PDFs. Generierte Dokumente laden Sie wahlweise „Als PDF" oder „Als Word" herunter.

Unterschriften können Sie mit dem Werkzeug „Zeichnen" direkt auf ein PDF setzen — auch per Finger oder Stift —, und Dokumente, die Angehörige im Kundenportal unterschreiben, landen automatisch mit dem Vermerk „Unterschrieben" bei den Falldokumenten. Eine Texterkennung (OCR) und eine Versionshistorie gibt es nicht.

Ja, unter „Bestellungen" gibt es „Bestellung - Blumen", „Bestellung - Redner", „Orgelbestellung" und „Trägerbestellung". Sie wählen den Empfänger, entscheiden zwischen unverbindlicher Anfrage und verbindlicher Bestellung und ordnen die Positionen den Terminen zu — beim Redner mit Anlässen (Aufbahrung, Beisetzung, Trauerfeier), Musikwünschen und Hinweisen. Das erzeugte PDF versenden Sie anschließend aus der Dokumentvorschau per E-Mail. Bei Blumen-, Orgel- und Trägerbestellung entscheiden Sie mit „Als Leistung in die Rechnung übernehmen", ob die Bestellung zusätzlich als Position in die Rechnung des Falls übernommen wird.

Ja, über das „NEU"-Menü im Dokumente-Bereich. Unter „Korrespondenz" finden Sie fertige Anschreiben wie die Anforderung von Geburts-, Heirats- oder Abstammungsurkunden mit Empfängerauswahl, Datum und Anlagen aus den Falldokumenten, außerdem „Aushändigung Urne ohne Sterbeurkunde", „Übersendung Fotos" und „Übersendung Sterbeurkunden". Mit „Anschreiben" verfassen Sie einen freien Brief mit Empfänger, Betreff, Anrede, Text und Schlussformel — das Ergebnis ist jeweils ein PDF auf Ihrem Briefkopf.

Ja, beim Drucken wählen Sie zwischen drei Modi: „Formular mit Daten", „nur Blankoformular" und „nur Daten". Der Modus „nur Daten" druckt ausschließlich die Eintragungen passgenau, sodass Sie amtliche Vordrucke direkt bedrucken können. Für Briefe hinterlegen Sie zudem eine eigene Briefkopf-Vorlage, die automatisch als Briefpapier verwendet wird.

Im Fall unter „Dokumente" klicken Sie auf „Formular" und wählen die gewünschte Vorlage — das Dokument wird automatisch mit den Falldaten befüllt und gespeichert. Über die Vorschau prüfen Sie das Ergebnis; mit „Bearbeiten" bringen Sie nachträglich Texte und X-Stempel auf dem Dokument an. Statuschips (Entwurf, Versendet, Ausgedruckt, Heruntergeladen, Unterschrieben) und eine Kennzahlenleiste zeigen den Stand aller Falldokumente.

Ja. Unter „Mein Profil" legen Sie über „Unterschrift festlegen" Ihre persönliche Unterschrift an: Sie zeichnen sie mit Maus oder Finger, laden sie als Bild hoch oder tippen Ihren Namen und wählen einen Schriftstil. Über „Unterschrift entfernen" löschen Sie sie wieder.

Im Dokument-Editor platzieren Sie aus der Gruppe „Benutzer" das Feld „Unterschrift (Bild)" an der gewünschten Stelle. Beim Erstellen des Dokuments wird dort die Unterschrift der Person eingesetzt, die das Dokument gerade erstellt; hat jemand keine Unterschrift hinterlegt, bleibt die Stelle leer.

Ja, jedes Feld kann eine Wenn-Dann-Logik erhalten: „WENN" ein Feld leer, nicht leer, gleich, ungleich ist oder einen Wert enthält, „DANN" wird das Feld angezeigt oder ein Text ausgegeben, „SONST" ausgeblendet oder ein Ersatztext gedruckt. Mehrere Bedingungen lassen sich mit UND, ODER und WEDER…NOCH kombinieren, und über „SONST WENN" bauen Sie mehrstufige Verzweigungen.

Der Editor bietet eine durchsuchbare Palette mit Feldern aus rund 30 Gruppen, u. a. Personendaten des Verstorbenen, Sterbedaten, Auftraggeber, Ehepartner, Kinder, Verwandte, Standesämter, Krematorium, Ruhestätte, Trauerfeier, Redner, Pfarramt, Firma sowie alle Terminarten. Datumsfelder lassen sich in Tag, Monat und Jahr aufteilen, Adressen in Straße, PLZ und Ort. Für Kinder und Verwandte gibt es Wiederholungen („Pro Kind wiederholen") mit Filtern wie „Volljährige Kinder" und einem Fortsetzungsfeld bei Platzmangel.

Als Dokumentvorlagen laden Sie PDF-Formulare hoch — einzeln über „Neu" oder gesammelt über „Mehrere hochladen". Im Editor legen Sie anschließend Platzhalterfelder, Ankreuzfelder, freie Texte, Datumsfelder und Linien direkt auf das Formular, sodass es später automatisch mit den Falldaten befüllt wird. Word-Dateien und Bilder laden Sie dagegen als eigene Dateien direkt im Fall unter „Dokumente" hoch.

Nein, das E-Mail-System ist reiner Versand: Es gibt keinen Posteingang im System — Antworten landen in Ihrem normalen Postfach, wofür die Antwort-Adresse in der Konfiguration dient. Ein geplanter oder zeitversetzter Versand ist derzeit nicht möglich; E-Mails gehen immer sofort beim Klick auf „Senden" raus.

Ja, der E-Mail-Reiter zeigt je Fall eine Liste aller gesendeten E-Mails mit Zeitpunkt, Empfänger, Betreff und Absender. Über „Ansehen" öffnen Sie die E-Mail exakt so, wie sie verschickt wurde — inklusive ausgefüllter Platzhalter und Anhänge. Ob der Empfänger die E-Mail geöffnet hat, wird nicht erfasst.

Im Reiter „E-Mail" des Falls klicken Sie auf „Neue E-Mail", wählen optional eine Vorlage und den Empfänger aus den Fallkontakten — dessen Adresse wird übernommen; Cc und Bcc ergänzen Sie frei. Unter „Anhänge (Fall-Dokumente)" haken Sie die Dokumente des Falls an, die mitgeschickt werden sollen, und senden dann über Ihr eigenes Postfach.

Ja, im Vorlagen-Editor gestalten Sie Betreff und Nachricht mit Formatierungen (fett, kursiv, unterstrichen, Links) und ziehen Platzhalter-Felder hinein — etwa Name des Verstorbenen, Sterbedatum, Auftraggeber, Termine oder Firmendaten. Eine automatische Anrede/Begrüßung und bedingte Textbausteine (z. B. je nach Anrede Herr/Frau) sind möglich, und die Live-Vorschau zeigt die Vorlage mit den Daten eines echten Falls.

In den Einstellungen unter „E-Mail-Konfiguration" hinterlegen Sie einmal pro Unternehmen Ihre Absenderadresse, den Anzeigenamen, eine Antwort-Adresse, den SMTP-Server mit Port sowie Benutzername und Passwort Ihres Postfachs — das Passwort wird verschlüsselt gespeichert. Optional legen Sie eine Kopie-Adresse fest, die automatisch als „CC (sichtbar)" oder „BCC (verborgen)" bei jedem Versand mitgeht, sowie einen Fußzeilen-Text. Mit „Testmail senden" prüfen Sie die Einrichtung sofort.

Immer übernommen werden die Kerndaten des Falls: Verstorbenendaten, Ehepartner, Anschrift, Konfession, Familienstand und Nationalität, die Dienstleister (z. B. Krematorium, Ruhestätte, Trauerfeier, Standesämter) sowie die Kontodaten.

Zusätzlich wählbar sind Angehörige (Kontakte) und Grabdaten — beide standardmäßig aktiviert — sowie Leistungen (als bearbeitbarer Rechnungsentwurf) und Notizen. Bewusst nicht übernommen werden gesendete Rechnungen, Dokumente, Aufgaben und Termine, damit der neue Fall sauber startet. Nach dem Anlegen öffnet der DBA den neuen Fall automatisch, sodass Sie direkt weiterarbeiten können.

Wählen Sie beim Duplizieren den Modus „Ehepartner-Wechsel". Dabei wird der bisher hinterlegte Ehepartner zum Verstorbenen des neuen Falls, und die bisher verstorbene Person wird als (verstorbener) Ehepartner übernommen. Der Familienstand wird automatisch auf „verwitwet" gesetzt und die Sterbedaten starten leer, da sie neu erfasst werden.

Kinder und Enkel bleiben als Angehörige erhalten; nicht eindeutige Beziehungen (z. B. Geschwister oder Eltern) werden entfernt und sollten im neuen Fall neu gesetzt werden. Da der bisherige Auftraggeber häufig die nun verstorbene Person ist, wählen Sie im Schritt „Rollen" bequem einen neuen Auftraggeber (und optional Auskunftgeber) aus dem bereits erfassten Familienkreis. Ist kein Ehepartner hinterlegt, weist der DBA Sie darauf hin und lässt diesen Modus nicht zu — so entstehen keine unvollständigen Fälle.

Alternativ übernehmen Sie mit dem Modus „Angehörigen übernehmen" einen bereits erfassten Angehörigen als neuen Verstorbenen und wählen Auftraggeber und Auskunftgeber neu aus dem Familienkreis.

Ja. Mit „Fall duplizieren" übernehmen Sie einen bestehenden Fall mit wenigen Klicks als neuen, eigenständigen Fall — besonders hilfreich bei Folgefällen innerhalb einer Familie, bei denen vieles gleich bleibt (Anschrift, Grab, Angehörige, Dienstleister).

Sie starten das Duplizieren über das Kopier-Symbol auf der Fallkarte oder über die Schaltfläche „Duplizieren" im geöffneten Fall. Ein geführter Assistent bringt Sie in vier Schritten — Modus, Rollen, Umfang, Bestätigen — zum fertigen Fall. Der neue Fall erhält automatisch eine neue Fallnummer und ist vollständig eigenständig; der Ausgangsfall bleibt unverändert. So sparen Sie sich bei Folge- und Familienfällen viel Doppelerfassung.

Nein, eine automatische Dublettenprüfung gibt es derzeit nicht — das System warnt nicht, wenn ein Fall mit gleichem Namen bereits existiert. Prüfen Sie im Zweifel vorher über die Suche in der Fallübersicht, ob der Fall schon angelegt wurde.

In der Fallübersicht gibt es eigene Reiter „Vorsorge" und „Anfrage" mit den Buttons „Neue Vorsorge" bzw. „Neue Anfrage". Der Anlagedialog ist derselbe wie beim Sterbefall (Vorname, Nachname, Auftraggeber). Der geführte Erstellungsdialog für die Basisdaten steht nur bei Sterbefällen zur Verfügung — bei Vorsorge und Anfrage füllen Sie die Basisdaten direkt im Fall aus.

In der Fallübersicht klicken Sie auf „Neuer Fall" und geben zunächst nur Vorname, Nachname und optional den Auftraggeber an. Setzen Sie den Haken „Erstellungsdialog", führt Sie das System anschließend Schritt für Schritt durch die Basisdaten: Allgemeines, Familiensituation, Letzte Anschrift, Sterbedaten, Bestattung & Grab und Urkunden. Jeden Schritt können Sie mit „Später ausfüllen" überspringen und die Angaben nachträglich im Fall ergänzen.

Nein, der Status wird automatisch geführt. In der Fall-Übersicht zeigt eine Statusleiste den Fortschritt von „Trauerfall aufgenommen" über Schritte wie „Leistungen ausgewählt", „Termin vereinbart" und „Abrechnung erstellt" bis „Abschluss" — das System leitet die Schritte selbst aus den erfassten Daten, Terminen, Dokumenten und Rechnungen ab. Ein manuelles Umschalten ist nicht vorgesehen.

Jeder Fall hat dieselben zehn Reiter: Übersicht, Leistungen, Basisdaten, Kontakte, Dokumente, Aufgaben, Termine, Abmeldung, E-Mail und Kundenportal. Das gilt für Sterbefälle, Vorsorgen und Anfragen gleichermaßen — auch bei Vorsorge-Fällen können Sie also Dokumente erstellen sowie Termine und Aufgaben anlegen. Nur innerhalb des Reiters „Leistungen" unterscheiden sich Vorsorge (Finanzierung, Vorsorgevertrag) und Sterbefall (Rechnungsstufen, Rechnungen).

Ganz oben in den Basisdaten eines Falls wählen Sie im Feld „Filiale" die zuständige Filiale aus; die Auswahl lässt sich jederzeit ändern oder leeren.

In der Fallübersicht auf dem Dashboard filtern Sie über „Alle Filialen" auf eine bestimmte Filiale und können zusätzlich nach Filiale sortieren. Auch die Ausgangsrechnungen lassen sich nach Filiale filtern und zeigen eine eigene Spalte „Filiale". Solange Sie keine Filialen angelegt haben, erscheinen diese Filter nicht.

Ja. In den Einstellungen legen Sie unter „Filialen" beliebig viele Filialen an, benennen sie um oder deaktivieren sie wieder. Die Übersicht zeigt je Filiale, wie vielen Fällen sie zugeordnet ist; doppelte Namen sind nicht möglich.

Eine Filiale ohne zugeordnete Fälle können Sie löschen. Ist sie bereits in Verwendung, deaktivieren Sie sie stattdessen: Bestehende Fälle behalten ihre Zuordnung, für neue Fälle wird die Filiale aber nicht mehr angeboten.

Filialen dienen der Zuordnung und Sortierung Ihrer Fälle — Briefkopf, Rechnungsnummern und Benutzer bleiben für das ganze Unternehmen gemeinsam.

Nein, über die Oberfläche gibt es kein endgültiges Löschen — so gehen keine Daten versehentlich verloren. „Archivieren" bei Sterbefällen sowie „Löschen" bei Vorsorgen und Anfragen verschieben den Fall lediglich ins Archiv, aus dem er jederzeit wieder aktiviert werden kann.

Ja. Im Fall klicken Sie oben auf „Archivieren"; der Fall verschwindet aus den aktiven Fällen und erscheint im Reiter „Archiviert". Von dort können Sie ihn jederzeit öffnen und über „Aktivieren" wiederherstellen — er kehrt dann mit seinem ursprünglichen Falltyp zurück.

Sie öffnen den Vorsorge-Fall und klicken auf „Aktivieren" — der Fall wird damit zum Sterbefall und erscheint in den aktiven Fällen. Alle Vorsorgedaten, ausgewählten Leistungen und Dokumente bleiben erhalten, und die normale Abrechnung mit Rechnungsstufen wird verfügbar.

Ja. Öffnen Sie die Anfrage und klicken Sie oben auf „Aktivieren" — dort wählen Sie zwischen „In Sterbefall umwandeln" und „In Vorsorge umwandeln". Alle bereits erfassten Daten, Kontakte und Dokumente bleiben dabei erhalten; es ändert sich nur der Falltyp.

Über das Suchfeld finden Sie Fälle nach Name oder Fallnummer; in den „Sucheinstellungen" legen Sie fest, ob nach vollem Namen, Nachname oder Vorname gesucht wird und ob die Suche „Startet mit" oder „Beinhaltet" verwendet. Zusätzlich gibt es Schnellfilter wie „Überfällig", „Termin heute", „Diese Woche", „Zahlung offen", „Infektiös" und „Sterbeurkunde fehlt" sowie Sortierungen wie „Neueste zuerst", „Name A–Z" oder „Nächster Termin". Arbeiten Sie mit Filialen, filtern und sortieren Sie die Fälle außerdem nach Filiale. Einen Filter nach Datumsbereich gibt es derzeit nicht.

Die Details eines privaten Termins sieht ausschließlich die Person, die ihn angelegt hat — auch Administratoren sehen nur den Block „Privat". In der gemeinsamen Kalenderansicht „Alle" werden private Termine gar nicht angezeigt, damit der Firmenkalender übersichtlich bleibt. Sie erscheinen, sobald Sie den Mitarbeiter-Filter auf die betreffende Person stellen: Ihre eigenen mit allen Details, die von Kollegen als belegter Zeitblock.

Im Kalender-Abonnement gilt dasselbe: Unter „Meine Termine" sehen Sie Ihre privaten Termine vollständig, im Abo „Alle Termine" erscheinen private Termine anderer nur als „Privat" — ohne Ort, Beschreibung oder Erinnerung.

Ja. Wenn Sie im Kalender über „Neu" einen Termin ohne Sterbefall anlegen, können Sie ihn mit „Als privat markieren" als persönlichen Termin kennzeichnen — etwa für einen Arzttermin oder Urlaub. Die Details sehen nur Sie; Ihre Kolleginnen und Kollegen sehen lediglich einen grauen, belegten Zeitblock „Privat" mit Ihrem Namen und wissen so, dass Sie in dieser Zeit nicht verfügbar sind.

Private Termine blockieren keine Ressourcen wie Fahrzeuge — das Feld „Ressourcen" ist dafür gesperrt. Die Kennzeichnung legen Sie beim Anlegen fest; Termine eines Sterbefalls können nicht privat sein.

Der Abonnement-Link enthält einen geheimen, zufälligen Schlüssel und ist nur für Sie bestimmt — behandeln Sie ihn wie ein Passwort und hinterlegen Sie ihn nur in Ihren eigenen Kalender-Apps. Wer den Link hat, kann die enthaltenen Termine einsehen.

Das Abonnement ist schreibgeschützt: Über den Link kann niemand Termine ändern oder anlegen, sondern nur die für den gewählten Umfang vorgesehenen Termine ansehen; private Termine von Kollegen erscheinen darin nur als „Privat" ohne Details. Sollten Sie den Link versehentlich weitergeben oder verlieren, erstellen Sie ihn einfach neu — der alte wird damit sofort unbrauchbar. Pro Umfang gibt es genau einen aktiven Link, sodass Sie gleichzeitig einen Link für „Meine Termine" und einen für „Alle Termine" nutzen können.

Beides hängt von Ihrer Kalender-App ab. Erinnerungen werden als Vorschlag mitgegeben; ob sie ausgelöst werden, entscheidet die App: Apple Kalender übernimmt sie zuverlässig, Outlook und Google zeigen Erinnerungen bei abonnierten Kalendern häufig nicht an. Sie können in Ihrer App aber jederzeit selbst eine Erinnerung pro Termin setzen.

Die farbliche Kennzeichnung nach Terminart lässt sich nicht übertragen — Outlook und Google vergeben eine einheitliche Farbe für den gesamten abonnierten Kalender. Damit die Terminart trotzdem auf einen Blick erkennbar bleibt, steht sie im Titel des Termins (z. B. „Trauerfeier – Mustermann, Max · 24/016"). Das sind allgemeine Eigenheiten der Kalender-Apps und kein Fehler im DBA.

Abonnierte Kalender werden von Ihrer Kalender-App selbst aktualisiert — in deren eigenem Rhythmus, meist innerhalb einiger Stunden, spätestens innerhalb eines Tages. Auf diesen Zeitpunkt haben Outlook, Google und Apple die Kontrolle, nicht der DBA. Ihre Termine gehen dabei nicht verloren; sie werden beim nächsten Abgleich automatisch nachgetragen.

Möchten Sie nicht warten, können Sie die Aktualisierung meist selbst anstoßen: in Outlook am Desktop über „Senden/Empfangen", in Apple Kalender über ein eigenes Aktualisierungsintervall in den Einstellungen; im Browser hilft es, das Abo kurz zu entfernen und den Link erneut hinzuzufügen. Für zeitkritische Termine verlassen Sie sich am besten zusätzlich auf die Benachrichtigungen direkt im DBA.

Öffnen Sie die Seite „Kalender" und klicken Sie in der Werkzeugleiste auf „Abonnieren". Wählen Sie den Umfang („Meine Termine" oder „Alle Termine") und optional eine Erinnerung, und erstellen Sie den Link.

Diesen persönlichen Link fügen Sie einmalig in Ihrer Kalender-App als abonnierten Kalender hinzu: in Outlook (Web) über „Kalender hinzufügen" → „Aus dem Internet abonnieren", in Google Kalender über „Weitere Kalender" → „Per URL", in Apple Kalender über „Ablage" → „Neues Kalenderabo…". Danach hält sich der Kalender automatisch aktuell. Den Link können Sie außerdem kopieren oder sich per E-Mail zusenden lassen.

Ja. Sie können Ihre Termine aus dem DBA in Outlook, Google Kalender oder Apple Kalender abonnieren. Einmal eingerichtet, erscheinen Ihre Bestattungstermine automatisch in Ihrem gewohnten Kalender und bleiben dort fortlaufend aktuell — ganz ohne manuelles Übertragen.

Das Abonnement ist reine Ansicht: Ihre Termine pflegen Sie weiterhin im DBA, Ihre Kalender-App zeigt sie lediglich an. Sie können dabei wählen, ob Sie nur Ihre eigenen Termine oder alle Termine Ihres Unternehmens abonnieren möchten.

Ja, auf zwei Wegen. Über „Abonnieren" im Kalender erstellen Sie einen persönlichen Abo-Link, den Sie einmalig in Outlook, Google Kalender oder Apple Kalender hinzufügen — danach erscheinen Ihre Termine dort fortlaufend aktuell, wahlweise „Meine Termine" oder „Alle Termine". Das Abo ist eine reine Anzeige; gepflegt werden die Termine weiterhin im DBA.

Zusätzlich können Sie alle Termine oder einen einzelnen Termin einmalig als ICS-Datei exportieren („Alle Termine als .ics exportieren" bzw. „.ics" am Termin). Ein Import fremder Kalenderdateien in den DBA ist nicht möglich.

Es gibt feste Terminarten: Beratungsgespräch, Überführung, Nachbesprechung, Hygienische Versorgung, Waschung, Einkleidung und Einbettung, Aufbahrung, Rosenkranz, Aussegnung, Trauerfeier, Urnentrauerfeier, Bestattung, Beisetzung, Kremation, Kremation mit Angehörigen, Seebestattung mit bzw. ohne Begleitung und Grabkauf sowie die Kombi-Termine „Trauerfeier mit anschließender Bestattung" und „Urnentrauerfeier mit anschließender Beisetzung". Jede Art hat eine feste Farbe, die in einer Legende erklärt wird; die Farben sind nicht selbst konfigurierbar, private Termine erscheinen für Kollegen grau. Eine eigene Art „Abholung" gibt es nicht — Abholungen erfassen Sie als Überführung mit Abhol- und Ziel-Ort.

Der firmenweite Kalender bietet die Ansichten „Tag", „Woche", „Monat", „Agenda" und „Timeline" sowie einen „Heute"-Button. Links helfen ein Mini-Kalender und ein Mitarbeiter-Filter, rechts zeigt die Liste „Alle Termine" die anstehenden Einträge. Die zuletzt gewählte Ansicht wird gemerkt; zusätzlich hat jeder Fall im Reiter „Termine" seine eigene Terminverwaltung.

Nein, eine Funktion zum Zusammenführen doppelter Kontakte gibt es derzeit nicht. Legen Sie Kontakte daher möglichst über das zentrale Adressbuch an und übernehmen Sie sie von dort in die Fälle, statt dieselbe Person mehrfach neu zu erfassen.

Im Reiter „Kontakte" sind die Personen in „Familie & Auftrag" und „Beteiligte Stellen" gegliedert. Es gibt den Auftraggeber (zugleich Rechnungsempfänger), den Auskunftgeber für das Standesamt, den Ehepartner sowie beliebig viele Angehörige mit wählbarer Beziehung zum Verstorbenen, z. B. Kind, Geschwister oder gesetzlicher Betreuer. Beteiligte Stellen wie Standesamt, Krematorium, Pfarramt, Redner, Steinmetz oder Gärtner werden über die Basisdaten zugeordnet; zu jedem Kontakt können Sie außerdem Notizen hinterlegen.

Ja, unter Kontakte pflegen Sie ein firmenweites Adressbuch mit Filterung nach Kontakt-Typ und Kategorie sowie einer Suche. Beim Arbeiten im Fall übernehmen Sie über „Hinzufügen" vorhandene Kontakte aus diesem Adressbuch — inklusive Ämtern wie Standesämtern — oder legen über „Neuer Angehöriger" einen neuen Kontakt direkt an.

Je Terminart können Sie in den Einstellungen ein Vorbereitungs- und ein Durchführungsprotokoll mit Standard-Checklistenpunkten (inklusive Pflichtpunkten) konfigurieren und Bild-Uploads erlauben. Welche gebuchten Leistungen des Falls als abhakbare Zeilen im Protokoll erscheinen, legen Sie an der jeweiligen Leistung fest. Am Termin arbeiten die Mitarbeiter die Checkliste ab, haken bereitgelegte Produkte ab, laden Fotos oder Dateien zur Dokumentation hoch und ergänzen Notizen. Mit „Protokoll abschließen" wird das Protokoll mit Datum und Name festgeschrieben und ist danach schreibgeschützt; verknüpfte Aufgaben werden dabei automatisch erledigt.

Ja, für die zentralen Ablauftermine. Wenn Sie in den Basisdaten Datum und Uhrzeit für Aufbahrung, Rosenkranz, Trauerfeier oder Beisetzung eintragen und speichern, legt der DBA dazu automatisch einen passenden Termin an bzw. aktualisiert den vorhandenen — er erscheint im Reiter „Termine" und im Kalender. Umgekehrt übernimmt die Basisdaten-Karte die Angaben, wenn Sie einen solchen Termin im Reiter „Termine" anlegen oder ändern; Ort und Redner werden ebenfalls abgeglichen.

Andere Terminarten legen Sie direkt im Reiter „Termine" an. Der Kalender warnt nicht vor Doppelbelegungen; Serientermine und Verschieben per Ziehen gibt es derzeit nicht.

Neben Termintyp, Datum und Von-/Bis-Zeit erfassen Sie den Ort (aus den Kontakten oder als Freitext; bei Überführungen getrennt Abhol- und Ziel-Ort), den Status („In Planung", „Bestätigt", „Abgesagt"), mehrere Mitarbeiter unter „Personal" sowie Ressourcen wie Fahrzeuge. Bei Feiern kommen erwartete Gäste, Redner, Sargträger und Musikwünsche hinzu. Termine können außerdem voneinander abhängen — „Direkt anschließend" oder zeitlich versetzt mit Minuten-Abstand.

Nein, bei Vorsorge-Fällen gibt es keine Rechnungsstufen und keine Rechnungserstellung — stattdessen stehen Finanzierung, Vorsorgevertrag und eine Kostenschätzung zur Verfügung. Die reguläre Abrechnung wird verfügbar, sobald der Fall über „Aktivieren" in einen Sterbefall überführt wird. Dokumente, Termine, Aufgaben und E-Mails funktionieren bei Vorsorge-Fällen ganz normal.

In den Einstellungen pflegen Sie bei den rechtlichen Dokumenten unter „Vertragskonditionen" die Preisvereinbarung (Preise zum Vertragsabschluss oder zum Sterbefall) sowie unter „AGB & rechtliche Hinweise" den freien Vertragstext, AGB, Datenschutz, Widerrufsbelehrung und Anlagen. Diese Texte fließen automatisch in jeden erzeugten Vorsorgevertrag ein; Fettschrift ist über eine einfache Markierung möglich.

Ja. Sobald im Vorsorge-Fall Leistungen ausgewählt sind, erzeugt der Button „Vertrag erstellen" im Reiter „Leistungen" ein fertiges Vertrags-PDF mit Vertragsnummer, Vertragsparteien, Ihren Vertragsbedingungen, den vereinbarten Leistungen mit Preisen, der erfassten Finanzierung, Datenschutzerklärung und Unterschriftszeilen. Der Vertrag wird automatisch in den Falldokumenten abgelegt.

Im Vorsorge-Fall finden Sie im Reiter „Leistungen" den Bereich „Finanzierung" mit dem Button „Finanzierung erfassen". Zur Wahl stehen Sterbegeldversicherung (Gesellschaft, Policennummer, Versicherungssumme, Bezugsberechtigter), Vorauszahlung (Betrag, Datum, Zahlungsart, IBAN), Treuhandkonto (Kreditinstitut, IBAN, Betrag, Bezugsberechtigter) oder bewusst „Keine" Absicherung mit Begründung. Versicherungsgesellschaften und Kreditinstitute pflegen Sie in den Firmeneinstellungen.